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IFPA Campus Belém inicia implantação do Processo Eletrônico

Publicado: Quarta, 17 de Julho de 2019, 12h18 | Última atualização em Quinta, 18 de Julho de 2019, 11h56 | Acessos: 572

Transparência, agilidade, eficiência, economia, aumento da produtividade, facilidade de acesso e ampliação da sustentabilidade ambiental. Esses são alguns dos ganhos esperados com a implantação do Processo Eletrônico no IFPA Campus Belém.

A medida é mais uma etapa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), determinação do Decreto Presidencial n. 8.539, de 8 de outubro de 2015; da Instrução Normativa No 06/2019, de 5 de julho de 2019; e do Ofício Circular No 001/2019/GAB. Trata-se da institucionalização da tramitação eletrônica de processos e documentos em todas as unidades da administração pública federal – e, no caso do IFPA, das unidades acadêmicas e administrativas.

No Campus Belém, especificamente, o sistema do Processo Eletrônico será implantado em duas fases: a partir de agosto, todos os processos internos (despacho, declaração, ofício etc) serão totalmente eletrônicos; já o atendimento ao público externo continuará sendo por meio físico (papel) durante os próximos meses. “Quando o processo eletrônico estiver implantado em sua totalidade, todo cidadão e membros da comunidade acadêmica do IFPA poderão realizar uma consulta transparente, rápida, segura e padronizada aos processos e documentos que tramitam na Instituição”, informou a professora Neila Cabral, Diretora Geral Substituta Pro Tempore do Campus Belém.

O novo sistema irá promover uma mudança importante no fluxo administrativo. A alteração do processo analógico para o digital e os novos processos totalmente eletrônicos, portanto, exigirão uma adaptação nos trâmites burocráticos da instituição. “Mais do que uma inovação tecnológica, trata-se de uma mudança na cultura organizacional, na forma como o trabalho é realizado por diversos setores. Daí porque precisamos do apoio e colaboração de todos os servidores – técnicos-administrativos e professores”, ressaltou a Diretora Geral Substituta Pro Tempore.

Por esse motivo, o IFPA Campus Belém irá promover treinamento presencial para todos os servidores, além de disponibilizar tutoriais online e suporte da área técnica. O treinamento inicial aconteceu nesta quinta-feira (18/7), no Auditório Central. Neste primeiro momento, a capacitação deverá alcançar o grupo estratégico da instituição – diretores, chefes e coordenadores.

O acesso mais ágil será possível graças à versão do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), utilizada pelo IFPA. O Campus Belém já adotou sistemas eletrônicos para outras áreas: “O sistema de Transporte, de Almoxarifado e Patrimônio, por exemplo, já foram implantados, via SIPAC. A meta, no segundo semestre, além do Processo Eletrônico, é concluir os sistemas de Ponto Eletrônico, Merenda Escolar e Contratos”, adiantou Douglas Almeida, chefe da Divisão de Tecnologia da Informação (DITIN).

Também foi constituído um grupo – composto por quadros técnicos das áreas de tecnologia, comunicação, recursos humanos e desenvolvimento institucional, além da própria Direção Geral do IFPA Campus Belém – que será responsável pela implantação do Processo Eletrônico. “O grupo analisou os procedimentos operacionais relacionados à criação e tramitação de processos e/ou documentos eletrônicos, com o objetivo de eliminar redundâncias de atividades; identificou os agentes multiplicadores que irão capacitar suas equipes; preparou treinamento para os servidores; realizou o mapeamento dos escâneres disponíveis para a digitalização de documentos em papel e apontou os pontos de compartilhamento de equipamentos, bem como a necessidade de aquisição de novos equipamentos”, explicou a professora Nazaré Martins, diretora de Administração e Planejamento (DAP).

A introdução da ferramenta tecnológica em conformidade com a legislação e a capacitação dos servidores que atuam com a tramitação dos diversos processos administrativos do IFPA Campus Belém são o primeiro passo de uma mudança que vai favorecer tanto a comunidade acadêmica quanto o cidadão que utiliza os serviços da instituição. Afinal, o processo eletrônico trará celeridade na criação, tramitação e acesso de processos e documentos, aprimoramento da confiabilidade, segurança das informações, redução do uso de papel, dos custos com tramitação física e do espaço de armazenamento físico.

Clique AQUI e acesse o manual.

 

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